Utilizzo del software e Impostazioni Avanzate

È possibile modificare l'indirizzo mittente, entrando direttamente nella sezione "Opzioni" del software e cliccando su "Applica"; in alternativa è possibile inserire una cover page personalizzata con il proprio logo.

Tieni premuto il tasto sinistro del mouse e crea un rettangolo intorno all’indirizzo. Si aprirà un pop-up con la scritta: “l’area selezionata risulta fuori dalla finestra standard del destinatario. Inserire una cover page per ogni documento trovato?” Seleziona su “OK, SINGOLO” se stai gestendo una sola comunicazione, in alternativa clicca su “OK, MULTI” se devi spedire il tuo documento a più destinatari. In questo modo il software anteporrà una Cover Page alla tua comunicazione con il posizionamento corretto degli indirizzi mittente e destinatario.

La cover page è un foglio che precede i documenti da spedire in cui sono riportati gli indirizzi del mittente e del destinatario; esso viene aggiunto quando l’indirizzo del destinatario è mancante o posizionato in modo errato nel file originale. Se ti trovi in una di queste situazioni, dopo aver scelto Invio Lettera o Raccomandata ed aver cliccato su “Avanti”, scrivi l’indirizzo del destinatario manualmente all'interno del box azzurro e clicca sul pulsante “Inserisci”. L'indirizzo mittente che viene aggiunto sulla cover è quello riportato nella sezione Opzioni ->Posta.

Se devi eseguire spedizioni multiple e gli indirizzi dei destinatari sono posizionati in maniera sbagliata, dopo aver caricato il file seleziona con il mouse l’area in cui è presente il destinatario, il software crea automaticamente una cover per ciascun documento trovato.

Se desideri inserire una cover page personalizzata con il tuo logo vai nella sezione “Opzioni”-> “Posta” e nel riquadro cover scegli il tuo documento personalizzato con l’indirizzo mittente.

Ci sono alcune regole da seguire per scrivere correttamente l'indirizzo: ad esempio, non utilizzare la punteggiatura (virgole, parentesi, trattini o punti) non inserire un CAP generico (es. 00000) e
utilizzare il carattere Helvetica o Arial 10 o 12.

Inoltre, l'indirizzo deve contenere da tre a cinque righe:

• la prima (o le prime due) devono riportare il nome e/o la società del destinatario.
• La terza l'indirizzo del destinatario nel formato nome della via e numero civico.
• La quarta riga deve contenere CAP CITTÀ PROVINCIA.

Esempio:
MARIO ROSSI
C/O PRT SPA
VIA FREJUS 5
10092 BEINASCO TO

Mentre, per scrivere un indirizzo Estero occorre semplicemente inserire nella quinta riga la NAZIONALITÀ.

PostaPronta permette di salvare su una cartella del PC tutti i file PDF che devi spedire. Il software li caricherà automaticamente uno dopo l’altro.

Il problema è dovuto alla presenza di protezioni che impediscono il caricamento del file. Occorre aprire il file PDF, successivamente Modifica/Preferenze/Protezione avanzata e controllare che le voci "abilità protetta all'avvio" e "abilità di protezione avanzata" non abbiamo il segno di spunta.

I sotto-utenti sono centri di costo creati dall’amministratore del profilo, per far spedire in autonomia i vari uffici o filiali oppure per attribuire i costi in maniera separata tra le utenze.

Ciascun sotto-utente può spedire autonomamente inserendo in fase di invio le proprie credenziali di accesso. L'utente principale è l'unico amministratore del profilo: può ricaricare, decidere l'importo da assegnare ad ogni utente e può controllare in ogni momento le attività dei sotto-utenti attraverso l’area riservata. I sotto-utenti possono essere creati direttamente dall' utente principale accedendo alla sezione "Sotto-utenti" all’interno dell’area riservata.

Consente di gestire diverse tipologie di comunicazioni con più facilità. Non sarà più solo il software a creare lettere e raccomandate in automatico in relazione al corretto posizionamento dell’indirizzo destinatario, ma potrai decidere tu come organizzarle in base a diversi criteri da te impostati tenendo conto della paginazione (fissa o variabile) del documento.

Tale funzione è inclusa nella Licenza Professional. Per attivarla ti basterà semplicemente aprire l’applicazione PostaPronta, andare su “Opzioni”, selezionare “Avanzate”, mettere la spunta su “Abilita MultiDoc Avanzato” e cliccare su “Applica”.

Per utilizzare la MultiDoc Avanzato in modo corretto scarica la nostra guida oppure guarda il nostro tutorial.

Attraverso la funzione Documenti in Coda è possibile mandare in stampa più file. Successivamente al caricamento di più comunicazioni sul software con la funzione “File-> Stampa”, cliccando sul pulsante “Documenti in coda”, potrai accorparli in un unico documento e procedere così ad un solo invio. Il software riconosce anche in questo caso i vari indirizzi destinatari e crea automaticamente le diverse buste.

Si, dopo aver caricato i documenti da spedire su PostaPronta, è possibile cliccando su “Allegati”. Scegli il file PDF che vuoi allegare al termine di ciascuna busta. In seguito, attraverso la funzione Modifica Buste, puoi gestire il contenuto delle stesse decidendo eventualmente di eliminare l’allegato solo ad alcune.

È sufficiente predisporre un qualsiasi file (Word, Excel, PDF) che contenga più destinatari. Il software PostaPronta li riconoscerà e provvederà a preparare le corrispondenti buste per la spedizione. Controlla sempre che il numero di buste create dal software coincida con quelle che devi spedire e visualizza l’anteprima prima di confermare la spedizione.

Attraverso il software puoi inserire un codice identificativo sui documenti che spedisci (per esempio un numero di pratica o di fattura), sia manualmente sia selezionandolo direttamente dal documento.

In tal modo sarà ancora più semplice monitorare le spedizioni: ti basterà inserire nella sezione TRACKING della tua area riservata il codice identificativo per trovare e seguire lo status delle tue comunicazioni.

Si, dopo aver caricato il documento da spedire sull’applicazione PostaPronta è possibile scegliere il file Excel contenente l’elenco degli indirizzi a cui inviare la corrispondenza cliccando su “LISTA DESTINATARI”.